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Warum Software Asset Management?

„Software Asset Management bezeichnet ein Bündel von Geschäftsprozessen, um den Softwarebestand eines Unternehmens in allen Lebenszyklusphasen zu verwalten, zu kontrollieren und zu schützen.“

Das erste und oberste Ziel von Software Asset Management ist Compliance, zu Deutsch Regelkonformität. Gleichzeitig dient Software Asset Management dazu, verlässliche Daten über die IT-Infrastruktur zu erheben. Diese bilden die Grundlage für bewusste Entscheidungen bezüglich der IT-Strategie.

Jede Entscheidung kann nur so gut sein wie ihre Grundlage

Entscheidungen aus dem Bauch heraus treffen wir schon oft genug, im IT-Bereich gibt es Alternativen. Die Erfahrung sagt: Ab einer Zahl von 100 Clients ist ein Unternehmen ohne Inventarisierungstool nicht in der Lage, den Lizenzbedarf auf 10 Prozent genau zu schätzen.

Woran liegt das? Vor allem daran, dass die Zahl der Clients im Unternehmen üblicherweise massiv unterschätzt wird. Ein Beispiel aus einem Kunden-Projekt: Aus 680 geschätzten Clients wurden im Laufe des Projekts 1210 – fast doppelt so viel. Eine präzise Datenbasis im Zuge eines SAM-Projekts führt fast zwangsläufig zu Kosteneinsparungen, da naturgemäß viele dieser „unbekannten“ Clients un- oder untergenutzt sind oder nicht der zentralen Verwaltung unterliegen.

Gleichzeitig möchte Software Asset Management auch die rechtlichen Risiken minimieren, die immer mit der Nutzung von Software einhergehen. Immerhin haften Verantwortliche für das Geschehen innerhalb des Unternehmens, also auch für eventuellen Lizenzbetrug. Laut Microsoft Business und Services Agreement sind Unternehmen zur Aufzeichnung verpflichtet. In anderen Worten: Nicht der Erwerb einer Lizenz ist ausschlaggebend, sondern der Nachweis und eine geeignete Zuordnung.

Allein Microsoft schreibt 2014 wie in den Vorjahren mehrere Tausend Unternehmen an, mit der Aufforderung, den eigenen Lizenzierungsgrad nachzuweisen. Die Folge sind meist nicht unerhebliche Nachlizenzierungen und Diskussionen über Nutzungszeiträume. Hinzu kommen mehrere Hundert Prüfungen durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaften wie der KPMG und in einigen, glücklicherweise wenigen, Fällen auch Strafanzeigen gegen Verantwortliche.

Software Asset Management braucht Vertrauen

Als langjähriger Microsoft-Partner stehen wir mit dem Software-Haus auf gutem Fuß, das ist kein Geheimnis. Wir sind Mitglied in diversen Gremien und stehen im regen Kontakt. Auf unsere Arbeit hat das einen positiven Effekt im Sinne des Kunden. Dieser ist unser Auftraggeber, er bezahlt für unsere Anstrengungen und wir sind vor allen Dingen ihm verpflichtet.

Unsere Kenntnis der internen Vorgänge bei Microsoft und unsere Bekanntschaft mit dem Management hat sich in kniffeligen Fällen vielleicht schon positiv auf das Ergebnis von Nachlizenzierungen ausgewirkt, genau werden wir es niemals wissen. Sicher ist: Durch den regen Austausch mit Microsoft und anderen Spielern auf dem Software- und SAM-Markt profitieren wir und damit unsere Kunden mittelbar von den erworbenen Kenntnissen.

In unserer Arbeit sehen wir von IOK uns als Steuerberater in Sachen Lizenzen. Der Kunde hat Assets, Zahlen und Daten; wir haben die Kenntnisse, um daraus Entscheidungsgrundlagen und langfristig Compliance zu erzeugen. Genau wie ein Steuerberater sind wir:

  • diskret
  • unabhängig
  • neutral
  • und immer legal

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